Zprávy z oboru: Asistentka není pro parádu

Zdroj: časopis Professional, čtvrtletník pro firemní zákazníky T-Mobile
Autor: Simona Martínková

Vařit tu nejlepší kávu na světě a mít závratně dlouhé nohy. S takovou kvalifikací si dnešní asistentka už nevystačí ani náhodou. Co všechno se od ní očekává a kde a jak se to může naučit? A jak najít tu pravou právě pro vás?

Abychom si to vyjasnili hned – klasické sekretářky už dnes prakticky neexistují. „Říkáme jim výstižněji asistentky,protože opravdu svému manažerovi asistují, v mnoha případech ho dokonce zastupují,“ zdůrazňuje Pavel Stibor, ředitel společnosti Business Training Center, která pravidelně pořádá kurzy právě pro pracovníky v administrativě.

V čem je rozdíl?

Především v kompetenci – moderní asistentka pracuje daleko samostatněji. Nejenže šetří šéfův drahocenný čas, vyřizuje za něj hory agendy a domlouvá mu pracovní schůzky, ale také sama přejímá část jeho úkolů, a tudíž nese odpovědnost, o jaké se někdejším sekretářkám ani nesnilo. „Nároky na asistentku jsou daleko vyšší i proto, že pracuje se sofistikovanější technikou a musí často mluvit cizími jazyky. Někdy dokonce s vlastním šéfem, protože řada firem má zahraniční vedení,“ podotýká Pavel Stibor. „Jediné, co zůstává, je její bezchybné chování a vystupování, preciznost,
spolehlivost a loajalita vůči nadřízenému i firmě.“

Talent k asistování

Samozřejmě existuje „asistentské minimum“ a na jeho zvládnutí by měla teoreticky stačit každá střední škola.Řeč je o práci s počítačem od Wordu přes Excel až po PowerPoint (internet je samozřejmost), o profesionálním psaném projevu, gramatické bezchybnosti a o znalosti jazyků, hlavně angličtiny. „Další nároky se už liší podle typu společnosti a týkají se především cizích jazyků, ale i vzorů korespondence. V některých firmách můžou požadovat také ekonomické, personalistické, právnické nebo marketingové minimum,“ doplňuje Pavel Stibor. Ale pozor, nestačí předložit maturitní vysvědčení a předvést, že si umíte otevřít e-mailovou schránku a zručně klikat myší. Stejně důležité jsou osobní a osobnostní předpoklady, a ty už musíte mít aspoň částečně v sobě. Máme na mysli takt, zvládnutí etikety, ale třeba i organizační talent – asistentka už z logiky věci nemůže vyznávat heslo „inteligent zvládne chaos“. Navíc se od ní očekává akceschopnost a umění
včas a správně se rozhodnout – takže zároveň i „šéfovské“ vlastnosti.

Komu po téhle stránce nebylo tak úplně dáno, může zkusit některý z tematicky zaměřených kurzů. Vypilujete si na nich třeba komunikační dovednosti, organizační schopnosti anebo asertivní chování, doladíte znalost společenského
protokolu i osobní image.

Když je šéfem tým

Ve firmách existuje celá řada asistentských pozic, jejichž náplň se liší víc než Venuše a Mars. Asistentka ředitele či obecně managementu má pochopitelně jiné úkoly a kompetence než týmová asistentka anebo asistentka projektu.

„Asistentka top managementu musí dokonale zvládat organizaci programu svého nadřízeného, musí vědět, které jednání bude jak náročné, a podle toho nadřízenému třeba i doporučit změny a posuny programu,“ vysvětluje Pavel Stibor. „Naopak u týmové asistentky je důležitým předpokladem tolerance, sebeovládání
a empatie. Vůči kolegům by měla vystupovat tolerantně a nerozlišovat mezi nimi podle osobních sympatií.“

Talent hodný diplomata, že?

K nejcennějšímu „zboží“ patří v každém případě spolehlivost, důvěryhodnost – a loajalita. „Hlavně executive assistant se často dostane k informacím, které by neměl ventilovat ani v rámci firmy, natož mimo ni. Šéf loajalitu očekává a určitě by nerad viděl, kdyby se jeho asistentka o důvěrné informace dělila s kolegyněmi u kafe, zvlášť když se to týká mezilidských vztahů,“ doplňuje Jan Poledník, prezident Asociace profesionálů v administrativě.

Je tedy jasné, že vhodné, taktní a reprezentativní vystupování tady znamená tisíckrát víc než „nohy až do nebe“ – i když upravené nehty, vlasy a ostatní jsou samozřejmosti, o kterých u ženy na svém místě snad není třeba hovořit. „Chování asistentky by mělo korespondovat s firemní kulturou. Právě na ní často záleží, jaký si klienti vytvoří první dojem. Není nic horšího než unuděná, hašteřivá nebo neupravená asistentka,“ zdůrazňuje Jan Poledník. „Naopak – měla by být proklientsky orientovaná, přátelská, vstřícná
a nekonfliktní. Samozřejmě, že tohle všechno se učí i věkem a praxí.“ I když u těchto pozic mluvíme téměř automaticky o ženách, nejsme ani zdaleka v ryze dámském klubu.

Kdybychom počítali celou firemní správu, tedy i office managery nebo týmové asistenty – zkrátka všechny, kdo ručí za to, že ve firmě všechno běží tak, jak má – našli bychom na mnoha místech i muže. „Jejich zastoupení mírně roste, teď je to zhruba osm až deset procent,“ říká Jan Poledník.

Nechte je vyškolit!

Dobrá, ujasnili jsme si, že jde o poměrně náročnou a zodpovědnou práci. Proč u nás tedy ještě pořád nemá zrovna omračující prestiž? Důvod je jednoduchý – zaměstnavatelé často vnímají tuhle pozici jako „průchozí“, vhodnou i pro studentky-brigádnice nebo dívky s čerstvým maturitním vysvědčením, které by nejraději už za pár měsíců odešly „za lepším“. Proto na nich šetří, a to po všech stránkách. Nabídnou plat, který sotva stačí na nájem a jídlo, a o školeních nebo dokonce vyhlídkách na postup si můžou nechat leda
tak zdát. Potvrzuje to i Jan Poledník: „S lidmi na asistentských pozicích firma obvykle nepracuje a nechce do nich investovat, protože se tam lidé často střídají. Vzniká tak začarovaný kruh. Asistentky odcházejí, protože jim chybí motivace a zajímavé vyhlídky, které by šly ruku v ruce s jejich kariérním plánem, pokud si nějaký vytvoří. Přitom právě ony by se většinou zdokonalovaly rády, a pozitivní výsledek by prakticky
okamžitě pocítily jak ony samy, tak firma. Ta by na tom v důsledku vydělala nejvíc. Personální oddělení by s nimi proto mělo pracovat a motivovat je.“ Výjimky se ale najdou, naštěstí. Podle Jana Poledníka o rozvoj zaměstnanců nadprůměrně pečují hlavně americké firmy, a to i jejich české pobočky. „Ze statistik vyplývá, že v západoevropských zemích absolvují pracovníci dvě až tři několikadenní školení ročně. U nás je to sotva jedno, a ještě na ně chodí častěji manažeři než ti, kteří by to potřebovali nejvíc. Čerství absolventi
škol mají spoustu teoretických znalostí, ale jinak jsou nepopsaný list.“

Znovu jsme tedy u takzvaných soft skills, schopností komunikace počínaje a zvládáním stresu konče. Skoro by se zdálo, že by asistentky měly místo přijímacích pohovorů dělat talentové zkoušky – jenže kritéria a s nimi i verdikt prospěl/neprospěl by se tvrdě lišily od šéfa k šéfovi. „Pro někoho je ideální asistentka ta, která dokáže vhodně a citlivě
reagovat v jakékoli situaci a vytváří příjemnou atmosféru. Pro jiného je zase důležitá dokonalá znalost gramatiky, schopnost stylizovat myšlenky do kultivovaného a formálně bezchybného písemného projevu,“ vypočítává Pavel Stibor.

„Talent na to, jak být skvělou asistentkou, spočívá v umění přizpůsobit se šéfovi a jeho požadavkům. A zaměřit se na rozvoj těch znalostí a dovedností, které nadřízený považuje za důležité.“
Skoro by se zdálo, že by asistentky měly místo přijímacích pohovorů dělat talentové zkoušky – jenže kritéria a s nimi i v erdikt prospěl- neprospěl by se tvrdě lišil od éfa k šéfovi.

Co je v kurzu?

Chcete se stát špičkovou asistentkou nebo takovou právě ledáte? Vybrali jsme pět školení, která vás významně přiblíží k cíli.

Asistentka/Sekretářka

Zdokonalíte se v osobní i telefonické komunikaci tak, abyste
úspěšně zvládali nejrůznější situace v práci, na úřadech apod.
Naučíte se správně vést dialog (technika kladení otázek
a naslouchání, efektivní argumentace, reakce na protinázor),
rozumět neverbální komunikaci, na základě osobnostní
typologie vyjít doslova s každým, správně si zorganizovat
čas a práci.
Kdy a kde: 1.–2. října 2009, Praha
Více na www.btc-praha.cz/vzdelavaci-programy-2.html

Úprava obchodních a úředních písemností

Naučíte se s jistotou zvládnout obsahovou, formální i jazykovou
stránku písemného projevu a bezchybně připravit pozvánky,
osobní dopisy, motivační dopisy, strukturovaný životopis aj.
Kdy a kde: 15. září 2009, Praha
Více na www.btc-praha.cz/vzdelavaci-programy-2.html

Office management A–Z pro nastupující asistentky
a asistenty

Zjistíte, jak co nejlépe uplatnit své dovednosti, jak správně
jednat s lidmi, optimálně sladit pracovní procesy, vést protokol,
zpracovávat korespondenci a organizovat čas.
Kdy a kde: 11.–13. srpna 2009, Praha (Hotel Diplomat)
Více na www.konference.cz/akce/oblast-15-Sekretariat-Asistence/

Úspěšná asistentka projektu – podpora projektového
týmu

Dozvíte se, jak nadřízeného efektivně podporovat coby vedoucího
projektu a jak ve své roli významně přispět k úspěšné
práci na projektu. Vytvoříte základ pro porozumění mezi všemi
účastníky. Zjistíte, jak mít pod kontrolou náklady a jak svými
schopnostmi pozitivně ovlivnit průběh projektu.
Kdy a kde: 8.–9. září 2009, Praha (Hotel Diplomat)
Více na www.konference.cz/akce/oblast-15-Sekretariat-Asistence/

Certifikovaná asistentka vedení

Kdy a kde: 19.–23. října 2009, Praha
Podrobnosti o připravovaném kurzu brzy najdete na: www.konference.cz/akce/oblast-15-Sekretariat-Asistence/

Která bude TOP?

Přitáhnout pozornost veřejnosti právě k asistentkám, které bývají spíše za šedé eminence – to je cílem soutěže TOPasistentka 2009, kterou pořádá Asociace profesionálů v administrativě. „Chceme ocenit osobnosti z oboru a zvýšit jeho prestiž,“ říká Jan Poledník. „Jako asistent nebo asistentka se člověk naučí základní pracovní návyky a pochopí všechny potřebné procesy a návaznosti, což se mu později velmi hodí. Všem absolventům bych doporučil začít právě na této pozici a strávit na ní zhruba dva roky. Zjistíte, jak firma vlastně funguje, a nahlédnete pěkně zblízka do jejího chodu.“ Do premiérového ročníku soutěže se přihlásilo přes tři sta žen i mužů. Právě teď v létě procházejí klíčovým druhým kolem, v němž mimo jiné vyplňují on-line test a absolvují telefonický pohovor se zástupcem poroty. Mimochodem – předsedá jí Eliška Hašková-Coolidge, která vystudovala diplomacii a působila v Bílém domě jako zvláštní asistentka pěti amerických prezidentů.
Kdo je skutečná TOPasistentka (nebo asistent – třeba v Německu totiž vyhrál muž!), ukáže až v listopadu velké finále, které proběhne veřejně na slavnostním galavečeru. Podrobnosti na www.topasistentka.cz

Výš a dál

Mnoho asistentek a asistentů má další sny a ambice, co se kariéry týče. To je naprosto v pořádku, jde jen o to zbytečně nepospíchat. „Nejdřív byste měli perfektně zvládnout tu pozici, kterou momentálně zastáváte,“ doporučuje Jan Poledník. „Pokud ji člověk vnímá jako přechodnou a rovnou se připravuje na nějakou jinou, jde sám proti sobě. Právě tady totiž může získat spoustu cenných dovedností, které pak využije třeba jako office manager. To už máte víc pravomocí, částečně řídíte tým, vedete a motivujete kolegy. Rychle se ukáže, jak umíte zúročit všechno, co jste se naučili jako asistent nebo asistentka.“