Jednací řád Asociace Profesionálů v Administrativě – TOPasistentka o.s.

1. Účel jednacího řádu

1. Tímto Jednacím řádem se upravují další postupy pro jednání a rozhodování Prezidia, dále průběh a dokumentace z jednání a zabezpečení závěrů a výsledků zasedání.
2. Prezidium se ve své působnosti řídí Stanovami APA-TOPasistentka o.s., Jednacím řádem a dalšími případnými předpisy, které stanoví Členská Konference.

2. Člen Prezidia

1. Člen Prezidia nesmí zastupovat vedlejší zájmy, které by mohly být v rozporu s výkonem jeho funkce nebo by mohly nepříznivě ovlivňovat jeho nestrannost a objektivní rozhodování, zejména nesmí být statutárním orgánem ani členem statutárních orgánů v organizacích jejichž předmět činnosti by mohl splňovat podmínky střetu zájmů.

3. Zasedání Prezidia

1. Nově jmenované Prezidium se musí sejít na svém prvním zasedání nejpozději do 30 dnů po zvolení jejích členů. Termín prvního zasedání svolává Členskou Konferencí  určený člen Prezidia.
2. V naléhavých případech vyžadují-li to vážné a aktuální problémy může být svoláno mimořádné zasedání Prezidia Prezidentem Asociace a to i na žádost člena Prezidia.
3. Mimořádné zasedání Prezidia musí být svoláno nejpozději do 10 dnů po obdržení žádosti člena Prezidia.
4. Žádost musí být podána písemně a musí obsahovat návrh programu nebo projednání.
5. Průběh zasedání se koná podle programu uvedeného na pozvánce, popř. na základě písemných podkladů.
6. Zasedání řídí Prezident Asociace nebo jím pověřená osoba. První zasedání řídí Členskou Konferenci  určený člen Prezidia.
7. Zasedání se mohou zúčastnit hosté a dále osoby, které byly k zasedání přizvány k projednání jmenovitých materiálů nebo osoby, které jsou pro zasedání Prezidia nezbytné např. poradce, právní konzultant, další členové APA, apod.
8. Projednávání jakéhokoliv bodu programu zasedání nemůže být zahájeno, jestliže všem členům Prezidia nebyly včas před zasedáním předány písemně všechny materiály a podklady, které jsou pro posouzení a projednání naprosto nezbytné.
9. Není-li Prezidium způsobilá se usnášet ani po uplynutí jedné hodiny, od doby na kterou byla svolána, musí být svoláno nové zasedání Prezidia a to nejpozději do patnáctého dne po dni, na který bylo svoláno zasedání původně.
10. V nutných případech, které nestrpí odkladu, může kterýkoliv člen Prezidia vyvolat usnesení Prezidia systémem "Per Rollam" t.j. písemným, dálnopisným, faxovým nebo e-mailovým dotazem adresovaným všem členům Prezidia. Takto vyvolaná usnesení budou platná, jestliže souhlas s návrhem písemně, dálnopisně, faxem nebo emailem vyjádří nadpoloviční většina všech členů Prezidia.
11. Všechna usnesení přijatá způsobem "Per rollam" musí být zapsána do zápisu z příštího zasedání Prezidia.
12. Členové, kteří se nedostavili na zasedání, Prezident Asociace uvědomí o náhradním termínu dalšího zasedání. Takto svolané Prezidium je usnášeníschopná bez ohledu na počet členů, na což se člen výslovně upozorní v pozvánce.
13. Při hlasování má každý člen Prezidia jeden hlas.
14. Hlasování může být tajné, aklamací a per rollam.
15. Člen Prezidia  má nárok na zápis ze zasedání pokud o něj požádá. Tento zápis musí obdržet do 14 dnů po ukončení zasedání.

4. Zápis o zasedání

1. O průběhu a usnesení zasedání se sepisuje zápis. Zápis pořizuje Prezidiem pověřená osoba, pokud není stanoveno jinak a ověřuje jej Prezident Asociace.
2. Zápis bude veden a archivován Odpovědnou osobou sekce Administrativně –správní  a je k dispozici všem členům APA k nahlédnutí.
3. O poskytnutí zápisu jiným osobám rozhoduje Prezidium prostou většinou přítomných hlasů, pokud závazný předpis neurčí jinak.
4. Zápis o zasedání Prezidia obsahuje:
1. Datum zasedání, identifikační číslo zápisu
2. Kolik členů Prezidia bylo přítomno - jmenovitě
3. Kolik členů Prezidia bylo omluveno - jmenovitě
4. Kdo zasedání řídil
5. Název projednávaného bodu, materiálu, úkolu
6. Plné znění přijatého usnesení
7. Jaký byl výsledek hlasování
8. Jeho přílohou jsou dokumenty, které byly předmětem jednání či tvořily součást informačních podkladů
6. Ověřený zápis Prezidentem  Asociace spolu s jeho podpisem je autentickým záznamem o zasedání Prezidia.
7. Materiály a návrhy na zasedání Prezidia podává předkladatel písemně odpovědné osobě Administrativně – správní sekce.

5. Pozvánky

1. Pozvánka na zasedání Členské, Mimořádné konference a Prezidia musí obsahovat tyto údaje:

1. dobu konání
2. místo konání
3. čas jednání
4.pořad jednání

2. Pozvánka může  být odeslána elektronickou formou, členem elektronicky potvrzena. V případě, že nebude členem potvrzeno elektronicky její přijetí, těmto členům se zasílá formou doporučeného dopisu.

6. Závěrečná ustanovení

1. Tento Jednací řád může být pozměněn nebo doplněn Členskou nebo Mimořádnou Členskou Konferencí
2. Ve všech oblastech, které nejsou tímto Jednacím řádem upraveny platí ustanovení obecně závazných právních předpisů.

7. Platnost

1. Tento Jednací řád vstupuje v platnost dnem schválení Prezidiem nebo Mimořádnou  členskou konferencí.