Staňte se nepostradatelnou!

Dostala jste nové místo? Líbí se vám tam? Je na vás šéf hodný? Gratuluji! A co děláte pro to, abyste o práci zase nepřišla? Plnit příkazy, to dnes už nestačí. Nová doba vyžaduje kromě pracovitosti také stoprocentní spolehlivost, flexibilitu, aktivní přístup, snahu vzdělávat se a zdokonalovat. Zkrátka musíte být pro své nadřízené nepostradatelná. Ne nadarmo se říká, že správná asistentka je pravou rukou svého šéfa...

Zuzana je pověstná svými pozdními příchody. I kdyby si ráno nařídila pět budíků, stejně zaspí. Už kvůli této neřesti vystřídala spoustu zaměstnání. Teď nastoupila do podniku, kde pracovní doba začíná v až devět a je v pohodě.

Přesnost je výsadou králů, říká se. Pokud vám vstávání dělá problémy, zapomeňte na zaměstnání, kde pracovní doba začíná v sedm - byť by ostatní podmínky byly sebelákavější. Pochybuji, že by se našel šéf, kterému by vaše pozdní příchody nevadily. Naopak, budete-li chodit do práce včas, v případě potřeby ještě o něco dříve, vzbudíte dojem, že máte o práci opravdový zájem. Kolegům, kteří se budou posmívat, že "šplháte", klidně řekněte, že jste ranní ptáče. A kdyby náhodou váš nadřízený chodil o něco později než vy, můžete využít ranní klid k dodělání práce, kterou jste den před tím nestihla.

Andreu jen tak něco nerozhází. Dokonce ani nápady jejího šéfa - a že občas stojí zato. Od začátku muselo být všechno hned, s ničím se mu nezavděčila. Ale Andy se nenechala vytočit, takže šéfa to časem přestalo bavit. Teď už spolu vycházejí skvěle.

Pamatujte si, že čertíka na gumičce v práci nikdo nepotřebuje. Ať se děje, co se děje, nepropadejte hysterii. Snažte se za každé situace zachovat klid. Krize tu nejsou proto, aby vás zničily, ale proto, abyste se naučila je řešit. S klidem Angličanky se vypořádejte s šéfovými špatnými náladami (nepotrvají věčně) i nepříjemným návštěvníkem (jednou přece musí odejít). Koneckonců, kancelář, ať už v ní pracuje šéfova asistentka, nebo několik účetních, by měla být oázou klidu a pohody. Jen tak můžete odvádět stoprocentní výkon.

"Slečno Nováková, už jste mi zajistila ubytování na veletrhu?" zavolá šéf ze své kanceláře. "Jéé, já jsem to ještě nestihla, pane inženýre," vyhrkne jeho nová, mladá asistentka.
Tak tudy cesta nevede. Správná asistentka si musí umět práci perfektně zorganizovat. Zkrátka a dobře, rozdělte si povinnosti na ty, které hoří, a ty, které mohou počkat. Když vám šéf zadá úkol, který evidentně spěchá, odložte rozdělané tabulky (ty vám neutečou) a okamžitě se pusťte do jeho řešení. Urgentní úkoly většinou nebývají časově náročné - někam zavolat, něco přinést, napsat dopis, vyhledat požadovaný spis atd. - takže vaši běžnou práci příliš nenaruší. Budete-li rychlá jako vítr, šéf si vás určitě nebude moci vynachválit.

Pozor! Neměla byste zapomínat na takovou maličkost. Udělat něco rychle, ještě neznamená prostě to odbýt.
"Bohužel, pan ředitel má právě velmi důležité jednání. Zavoláte si později, nebo mohu něco vyřídit? Samozřejmě, jakmile jednání skončí, dám vám vědět." - "Pane řediteli, promiňte, že ruším, ale zase volal ten pojišťovák. Chcete s ním mluvit, nebo ho mám takticky odbýt?"
Tak takovou asistentku šéf nikdy nepropustí, protože to je učiněný poklad. Ovládá totiž bojovou taktiku "zbav se, a neuraz". Lidí, kteří za šéfem přicházejí na jednání, je spousta. Ovšem jen někteří mají návštěvě opravdu pádný důvod a jen některé váš šéf v tu chvíli rád uvidí. Musíte se naučit odhadnout návštěvníky a těch nevítaných se takticky zbavit - ovšem tak, aby nepoznali, že vlastně byli vyhozeni. Nemusíte mít zrovna doktorát z psychologie. Stačí vám k tomu trocha vrozeného taktu, milý úsměv a schopnost odhadnout lidi.

Dana se těšila, že bude mít klidnou práci od - do. Jenže její šéf nejraději pracuje odpoledne, když se blíží konec pracovní doby. Dana pak ještě hodinu po pracovní době přepisuje dopisy, nebo připravuje dodací listy...
Dodržování pracovní doby, to je věc velmi diskutabilní. Málokomu se dnes poštěstí úderem páté (třetí, čtvrté...) hodiny se vším praštit a jít domů. Konec 20. století přinesl spoustu nečekaných zvratů a situací, které je třeba operativně řešit. Těžko můžete říct šéfovi, který se domů dostane pravděpodobně mnohem později než vy, že vám končí pracovní doba. Určitě takové problémy nejsou každý den - pokud ano, pak už je to důvod k zamyšlení. Když se to stane jednou za čas, měla byste šéfovi vyjít vstříc. Třeba vám na oplátku dovolí ráno přijít o hodinku později, když vás nebude potřebovat.
Samozřejmě, jednou za čas můžete říci, že vám to nehodí, ale nedělejte z toho pravidlo. Jinak si šéf za vás začne hledat flexibilnější náhradu.

"Dobrý den, co pro vás mohu udělat? - Samozřejmě, posaďte se na chvilku, hned vás ohlásím panu řediteli. - Dáte si kávu nebo něco k pití? - Hned jsem u vás, pane řediteli, jen co dotelefonuji."
S úsměvem jde všechno lépe! Nemyslíte? Když se budete tvářit vlídně a příjemně, hned u vás v kanceláři bude lepší nálada. Nezapomínejte, že reprezentujete nejen svého šéfa, ale celou firmu. Když se budete na všechny mračit a mluvit s nimi na půl úst, začnou se vám vyhýbat obloukem. Špatná nálada je totiž nakažlivá, to platí i pro vašeho nadřízeného. Oplácejte mu jeho zamračený pohled úsměvem - třeba si uvědomí, že vy za jeho rodinné problémy nemůžete.

Buďte zdvořilá, i když zrovna máte chuť poslat někoho do háje. Nikdy nevíte, jestli nepříjemný návštěvník není pro vašeho šéfa a pro celou firmu důležitý. Buďte ochotná, i když se vám úkol, kterým vás šéf hodlá pověřit, ani trochu nelíbí. Každý den není posvícení...
"Čeho si nejvíc cením na své asistentce? Její loajálnosti ke mně a k celé firmě." - Tuto odpověď jsem slyšela od všech dotazovaných "šéfů".
Dejte si prostě pusu na zámek. Spousta informací, problémů a čísel, s nimiž při své práci přijdete do styku, je přísně důvěrná. Když vám šéf nemůže důvěřovat, nejste mu nic platná. I kdybyste měla na pracovišti sebelepší kamarádku, o důvěrných pracovních záležitostech se s ní raději nebavte. Nemáte jistotu, že se o tom (třeba jen mimoděk, neúmyslně) nezmíní před ušima nepovolanýma. A nemyslete si, že získáte důvěru spolupracovníků, když jim budete vyprávět, co zase šéf komu povídal. Tamtamy pracují spolehlivě - nebude to trvat dlouho a donesou šéfovi, co o něm rozšiřujete. Povídejte si s kolegyněmi o počasí, o rodině, zkrátka o čemkoli, co se přímo netýká vaší práce.

Jana chodí do práce zásadně dřív, než její šéf. Projde si svou včerejší práci a v bodech připraví úkoly na dnešek. Když vidí například, že šéf má odpoledne důležitou poradu, hned jde připravit všechny podklady, o nichž ví, že budou potřeba.
Není nejlepší vizitkou, když si váš šéf musí o všechno říci. Ale vysloví-li žádost a vy mu okamžitě vyhovíte, protože jste s ní dopředu počítala, určitě ho ohromíte. Po několika týdnech či měsících společné práce vám nedá takovou práci předvídat, co zrovna ten den bude váš nadřízený potřebovat. Opravdu to není těžké, protože koloběh práce se většinou opakuje.

Nikdy nečekejte, že všechno půjde podle plánu. Vždycky předvídejte, co by se mohlo pokazit, a mějte v záloze náhradní řešení. Vašeho šéfa potěší, když zjistí, že nemusí na všechno myslet sám.
"Proboha, co teď mám udělat? Mám nejdřív tohle zapsat, nebo tamto zrušit?" "Je to tak dobře, pane vedoucí?" - tak se chová bezradná asistentka. "Ale za to já nemůžu, vždyť jsem to nikdy před tím nedělala," štká neprůbojný, lítostivý typ.
Nečekejte, že se stanete nepostradatelnou, když se budete šéfa chodit ptát na každou hloupost a budete se bát rozhodnout i to, do jaké obálky vložit úřední dopis. Nechte si vysvětlit základní principy práce, kterou od vás požaduje, a pak už používejte vlastní úsudek. Určitě vám hlavu neutrhne, když z počátku sem tam něco pokazíte. Nepochybuji o tom, že se brzy zapracujete. Dnešní asistentka je samostatně myslící a pracující tvor - šéf do vás vkládá svou důvěru a doufá, že ho nezklamete.

Natrénujte si sebevědomé vystupování. I kdybyste měla správné výrazy procvičovat před zrcadlem. Mluvte souvisle, nekoktejte. Když si nevíte rady, neklepejte se strachy u svého stolu. Rázně se zvedněte a běžte se zeptat.
"Můj šéf je skvělý člověk," říkává všem kolegům i návštěvníkům moje známá Pavlína a v duchu k tomu dodává: "Když zrovna nemá některou ze svých špatných nálad." Navenek to ovšem vypadá, že je pro ni tím nejlepším mužem pod sluncem.

A tak by to mělo být. Vždyť vztah šéf-asistentka je téměř tak důvěrný jako manželství. O manželovi také nemluvíte ve společnosti špatně (pokud nemáte zrovna před rozvodem). Neznamená to, že byste měla slepě poslouchat, co vám nařídí. Když máte o smyslu jeho nařízení pochybnosti, klidně mu to řekněte. Ale není vhodné vyjít z kanceláře a hned první kolegyni říct, že tak "blbé" nápady má jenom váš šéf.

Vždycky se snažte, aby váš šéf působil tím nejlepším dojmem. Koneckonců, když se na něj bude vaše okolí dívat negativně, jeho stín padne i na vás. Pokuste se proniknout do tajů jeho složité povahy a podle toho řešit jednotlivé situace. Budete-li vědět, že má doma starosti, nepřidělávejte mu je ještě v práci. Když naopak je dobře naladěný, zkuste mu navrhnout, že společně dořešíte resty z minulého týdne atd. Berte ho zkrátka jako člověka, který má sice pár nedostatků, ale jinak je velice schopný a pracovitý.

Shrnuto a podtrženo:
1. Do práce choďte včas.
2. Zachovejte klid.
3. Zrychlete tempo.
4. Staňte se diplomatkou.
5. Buďte flexibilní.
6. Usmívejte se.
7. Dejte si pusu na zámek.
8. Myslete dopředu.
9. Buďte rozhodná a sebevědomá.
10. "Milujte" svého šéfa.

A stanete se nepostradatelnou!

Autor: Yveta Mazánková

Zajímavé články:
Vlastnosti asistentky
Zvládání času - plánování času
Bez důvěry není možné pracovat