Znalosti a dovednosti

Hlavní kvalifikační a osobnostní předpoklady k vykonávání profese Asistent/ka

Pro naplnění vize a poslání sekretariátů je třeba splňovat řadu kvalifikačních a osobnostních předpokladů. Stačí si prohlédnout inzeráty, jejichž klíčovým slovem je „Asistentka“ a získáme škálu charakteristik kvalifikačních a osobnostních.

Pro ilustraci uvádíme výtah různorodých požadavků budoucích zaměstnavatelů na vydefinovanou pozici Asistent/ka:

• znalost práce na PC – Word, Excel, Outlook, Power-point, Internet
• schopnost psát všemi deseti
• schopnost systematicky vést elektronické materiály
• znalost způsobů manipulace s písemnostmi
• znalost vzorů korespondence (ČJ, AJ, NJ)
• preciznost, pečlivost, odpovědnost
• časová flexibilita, dobré organizační schopnosti (zde platí – kdo má pořádek v privátním životě, bude pořádkumilovný i v zaměstnání)
• základy účetnictví, zájem o kontakt s lidmi
• znalost AJ nebo NJ slovem a písmem
• absolvované SŠ vzdělání zakončené maturitou
• příjemný mluvený a psaný projev, gramatická bezchybnost
• dobrý komunikátor, týmový hráč
• schopnost vyjednávat s dodavateli
• energická, pozitivní osobnost
• znalost společenského protokolu – etiketa
• vytrvalost, sounáležitost s firmou
• akceschopnost, schopnost se rozhodnout
• osobní vkus a společenský přehled
• morální zásady
• asertivní, stresu odolná osobnost se schopností sebekontroly
• pohostinnost, vstřícnost

Profil ideální Asistentky:

Znalost práce na PC – Výborné zvládnutí a schopnost tvorby složitých dokumentů

Znalost AJ – Slovem i písmem, samostatně zpracovává zadání v AJ

Znalost dalšího světového jazyka - Slovem i písmem, samostatně zpracovává zadání v jazyce

Organizace časového programu managera i svého - Výborné zvládnutí organizace času a programu. Mimořádná orientace ve stupni složitosti jednání a odhad jeho náročnosti. Schopnost doporučit nadřízenému změny a posuny programu.

Vedení agend pracoviště – Agendy jsou bezchybné, logicky řazené, přehledné. Organizace pracoviště na vysoké praktické, formální a estetické úrovni.

Úroveň jazykové a formální úpravy písemností - Dokonalá znalost gramatiky a schopnost stylizovat myšlenky. Mít cit pro volbu výrazů v závislosti na obsahu dokumentu. Písemný projev je kultivovaný a formálně bezchybný.

Úroveň komunikace po telefonu - Efektivní využívání telefonu jako účinného nástroje komunikace. Schopnost kontrolovat časový průběh telefonátů. Schopnost komunikovat výstižně.

Sociální otevřenost – Celkový projev je charakterizován přirozenou inteligencí a kultivovaností. Schopnost adekvátní a citlivé reakce na jakoukoliv situaci. Vytváří kolem sebe příjemnou atmosféru.

Iniciativnost – flexibilita – Dokáže předvídat postoje a stanoviska, ochotně je přejímá a sama navrhuje změny. Je aktivní.

Organizační schopnosti a samostatnost – Vynikající organizátor. Postupuje nejen systematicky a detailně, ale také s potřebnou kreativitou a vynalézavostí.

Operativnost a rozhodnost – Dokáže správně analyzovat nové situace, vyžadující operativní řešení. Rozhoduje se rychle, avšak uvážlivě s přesným odhadem vlastních kompetencí.

Důvěryhodnost, diskrétnost, loajalita – vyzařuje důvěryhodnost, její diskrétnost zajišťuje bezproblémový přístup k mimořádně citlivým informacím. Vůči Managerovi a firmě vystupuje vždy loajálně

Systematičnost, přesnost, zodpovědnost – Za svou systematickou, přesnou práci nese sama zodpovědnost.

Tolerance, sebeovládání – Vůči svému okolí vystupuje tolerantně a nediferencuje lidi podle osobních pocitů a sympatií. Je korektní, přátelská a vstřícná. Za každé situace se ovládá.

Znalost firmy – Orientuje se ve firemních procesech a systému vůbec. Dobře zná personální obsazení v širokém záběru a je schopná se orientovat v ostatních útvarech. Tyto informace dokáže managerovi získat a předat.

Znalost interkulturálního prostředí – Je schopna se orientovat v různorodém prostředí. Zná specifika různých kultur se kterými přichází do styku v rámci výkonu svojí profese.

Znalost pravidel společenského chování - Zná a sama dodržuje zásady společenského chování. Dokáže se přizpůsobit situaci. Skvěle reprezentuje firmu i nadřízeného.

Znalost pravidel vytváření Image - Znalost pravidel oblékání a líčení jak své osoby, tak schopnost poradit Managerovi v kontextu situace a organizace.

Osobní autorita, morálka a prestiž – Odborné a osobní kvality z ní činí respektovanou spolupracovnici, těšící se vysoké autoritě, oblibě a důvěře. Morální zásady jí dovolují bezproblémové soužití v jakémkoliv kolektivu, bez zadávání příčin k jakýmkoliv na pracovišti nepatřičným jevům.

S využitím zdroje: Abeceda Asistentky a sekretářky, Eva Škorňová a kolektiv, Computer Press, a.s.

• Osobní image
• Jaká je Vaše tržní hodnota?
• Co může ohrozit Vaší kariéru?
• Profesionální dojem
• Práce na půl úvazku
• Péče o vlasy a účesy
• Vaše kariéra a Váš osobní život
• Styl oblékání
• Etiketa na pracovišti
• Řeč těla
• Představování a podání ruky
• Úspěšní kolegové ve světě
• Platy v administrativě v ČR a ve světě

• Poradna
• Vaše personální agentura